Meetings in 2018 naar een online omgeving

Pai KruiverBy Pai Kruiver
  • Published on January 31, 2018

We leven in een samenleving waarin transparantie en betrokkenheid van werknemers in organisaties steeds crucialer wordt. Deze twee factoren dragen namelijk bij aan het een succes van een bedrijf. Droge feitjes incoming: organisaties met betrokken werknemers hebben twee tot vier keer meer kans om te slagen en presteren beter dan haar concurrenten. De productiviteit van een betrokken werknemer ligt immers 31% hoger. Opmerkelijk is wel dat wereldwijd maar 13% van de werknemers zich daadwerkelijk betrokken voelt. Maar vergeet niet dat we nu in een digitaal tijdperk leven waarin we met de nieuwe technologie de betrokkenheid van de werknemers kunnen verhogen: live streaming! Al eens aan gedacht om meetings live te streamen?

Veel bedrijven zetten live in voor marketingdoeleinden; je creëert meer bereik en interactie met je klanten. Echter, live video valt breder in te zetten dan alleen bij klantenrelaties. Gebruik live ook eens voor interne meetings: gegarandeerd dat de betrokkenheid en de productiviteit van de werknemer zal stijgen.

Wat doen online meetings voor jouw organisatie?

Leuk die meetings, maar communicatie-technisch kan het nog wel eens een chaotische bedoeling zijn. Een veelvoorkomend probleem is dat werknemers niet altijd bij de meetings aanwezig kunnen zijn. Door het inzetten van een live stream hebben zij de mogelijkheid om de meeting alsnog bij te wonen. Ja, dat kan toch ook via Skype? Zeker, dergelijke programma’s zijn zeer goed voor het in het moment volgen van de vergadering, maar live streamen zoals wij bedoelen heeft meer voordelen.

Live streamen biedt zowel de mogelijkheid om de meeting in het moment te volgen, maar óók achteraf. Na afloop wordt (bij de meeste platformen) een live stream namelijk altijd opgeslagen als .mp4-bestand. Dit betekent dat zelfs dat als je een vergadering niet kan bijwonen, je de inhoud daarvan op een later moment in haar geheel kan terugvinden. Zo kan er ook geen verwarring ontstaan over afspraken achteraf. En hemel op aarde voor je notulist!

Naast het streamen van meetings van bepaalde afdelingen, is het ook mogelijk om de gehele organisatie uit te nodigen voor een meeting. Tijdens een live stream is er geen sprake meer van een ruimte waar een beperkt aantal personen in passen. Meetings voor de gehele organisatie schept namelijk transparantie. Transparantie stimuleert een betere werksituatie, doordat werknemers zich betrokken voelen door het feit dat zij worden geïnformeerd over wat er in het bedrijf speelt. Hiermee stimuleer je de betrokkenheid.

Laat je werknemers via een chatbox vragen stellen, die achteraf behandeld kunnen worden. Zo hoeft de flow van de vergadering niet onderbroken te worden in grote groepen en kan je een iemand aanstellen voor het bundelen voor het ‘Wat Verder Ten Tafel Komt’ rondje.

Ten slotte is live streamen kostenbesparend. Geen sprake meer van aanschaf van dure vliegtickets of veel inname van reistijd, maar toch het kunnen realiseren van een live face-to-face moment.

Besloten of een open online meeting, aan jou de keus

Live streaming van meetings behoeft geen ingewikkelde apparatuur. Het gebruik van een smartphone is al voldoende. Stel je telefoon op een overzichtelijke plek op, waarmee je de dynamiek van de vergadering pakt. Je kan natuurlijk controleren wie er mee kunnen kijken door de locatie van je live stream vooraf te bepalen en te delen. Met een besloten Facebookgroep of een aparte webpagina met exclusieve log-in kunnen alleen de mensen meekijken die je zelf uitnodigt. Wij zouden altijd aanraden om een eigen webpagina te gebruiken: Facebook heeft namelijk het eigendomsrecht over jouw content.

Live alleen is niet alles, werk aan de strategie

Meetings alleen live streamen is niet voldoende. Het online publiek is namelijk anders dan een fysiek publiek. Online publiek is met één klik verwijderd van de meeting. Zorg ervoor dat je interactie creëert. Stel vragen of houd bijvoorbeeld een poll om hun aandacht erbij te houden. Houd daarbij de sessies kort; werknemers zullen niet 5 uur lang achter hun laptop blijven zitten. Zorg er daarbij ook voor dat de live stream ook geschikt is voor het kijken op een mobiele webpagina. Werknemers zitten dan niet vast op één plek en kunnen mobiel zijn. Zij kunnen lunchen, koffie halen of gewoon even wandelen. Dat is ook belangrijk.

Het integreren van online meetings draagt bij aan transparantie en een verhoging van de betrokkenheid voor jouw organisatie. Live brengt niet veel kosten met zich mee, deze worden juist verlaagd. Loop je toch nog tegen bepaalde technologische zaken aan, geef ons een belletje en we helpen je er graag mee.

 

Did you find this post useful? Share with